Hướng dẫn thủ tục hợp thức hóa giấy tờ Lãnh sự tại Việt Nam

Hành trang đi du học Hàn Quốc cần chuẩn bị những gì?
08/07/2020
Du học Hàn Quốc cùng trường đại học DongA (동아대학교)
12/07/2020

Hướng dẫn thủ tục hợp thức hóa giấy tờ Lãnh sự tại Việt Nam

Hướng dẫn thủ tục hợp thức hóa giấy tờ Lãnh sự tại Việt Nam

Trong bản thông tin hướng dẫn tuyển sinh của các trường Đại học tại Hàn Quốc luôn có một phần yêu cầu xác nhận Apostille hoặc Xác nhận lãnh sự đối với bằng tốt nghiệp và bảng điểm. Việt Nam không thuộc các nước cấp chứng nhận Apostille nên Bằng tốt nghiệp, bảng điểm cần phải được Xác nhận lãnh sự trước khi gửi cho trường. Đây là một bước rất quan trọng trong quá trình chuẩn bị hồ sơ du học, tuy nhiên có nhiều bạn chưa rõ về thủ tục này.

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu ở Việt Nam hay còn gọi là xin dấu tím Lãnh Sự Hàn Quốc tại Việt Nam cần phải chuẩn bị những giấy tờ gì? Và những loại giấy tờ nào cần phải hợp pháp hóa? hãy cùng Nam My đi tìm hiểu thông tin qua bài viết dưới đây.

1. Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ là gì?
Hợp pháp hóa lãnh sự hay Chứng nhận lãnh sự, tiếng anh là Legalization và tiếng Hàn là 영사확인, là thủ tục xác nhận giấy tờ, tài liệu của Việt Nam có đủ giá trị pháp lý để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
Giấy tờ, tài liệu hợp pháp hóa phải là giấy tờ, tài liệu của Việt Nam, do cơ quan nhà nước Việt Nam cấp, hoặc Giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức khác cấp, chứng nhận theo quy định của pháp luật Việt Nam bao gồm:
+ Văn bằng, chứng chỉ giáo dục, đào tạo;
+ Chứng nhận y tế;
+ Phiếu lý lịch tư pháp;
+ Giấy tờ, tài liệu khác có thể được chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật.

Lưu ý: Đối với những người có hộ khẩu từ Quảng Nam trở vào phía Nam thì hợp pháp hóa Lãnh sự ở TP.HCM. Những người có hộ khẩu từ Đà Nẵng trở ra Bắc thì làm ở Đại sứ quán Hà Nội.

2. Trình tự thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ gồm 2 bước, trong mỗi bước có các quá trình chuẩn bị giấy tờ như sau:

I/ Bước 1 : Hợp pháp hóa lãnh sự (hay còn gọi là xin tem) tại Cơ quan ngoại giao của Việt Nam

Mục đích : Xác nhận giấy tờ, tài liệu hợp pháp do đúng cơ quan, tổ chức Việt Nam cấp.
Địa điểm :
Hà Nội : Cục lãnh sự – Bộ Ngoại giao
Địa chỉ : 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
TPHCM : Sở Ngoại Vụ Thành Phố HCM – Bộ Ngoại giao
Địa chỉ: 6 Alexandre De Rhodes, Phường Bến Nghé, Quận 1, Hồ Chí Minh

Hồ sơ cần chuẩn bị
1. Tờ khai chứng nhận Hợp pháp hóa lãnh sự.
Trước khi đem hồ sơ lên nộp tại Cục lãnh sự, cần khai tờ khai trên Website của Lãnh sự Việt Nam và in tờ khai ra, kẹp cùng hồ sơ.
2. Bản gốc giấy tờ hợp pháp hóa
3. Bản dịch công chứng của giấy tờ hợp pháp hóa. (Số bản dịch công chứng cần xin xác nhận hợp pháp hóa không bị giới hạn nên nên chuẩn bị nhiều hơn 1 bản dịch công chứng nếu có ý định nộp hồ sơ cho nhiều trường)

Khi đi nộp hồ sơ cần
1. Đem theo giấy tờ tùy thân (CMND, Hộ chiếu)
2. Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự khai trong tờ khai Hợp pháp hóa
3. Lệ phí : 30,000 VND/bản dịch công chứng (Lệ phí không tính theo số bản gốc mà tính theo số bản dịch công chứng cần hợp pháp hóa. VD hợp pháp hóa 1 Bằng đại học, bạn nộp 2 bản dịch công chứng bằng đại học đó thì lệ phí sẽ là 30,000 x 2=60,000 VND)
4. Tại cơ quan nộp hồ sơ, sẽ có 1 chiếc máy để lấy số xếp hàng nộp hồ sơ. Bạn đưa đầu tờ khai có mã vạch vào máy để xếp hàng. Khi đến lượt, màn hình sẽ hiện ra số hiệu mã vạch tờ khai của bạn.

  • Thời gian làm việc: Giờ hành chính các ngày trong tuần và sáng thứ 7, trừ Chủ nhật và ngày lễ
  • Thời gian nhận hồ sơ: Từ 7:45 – 11:30 (sáng); Từ 13:15 – 16:45 (chiều)
  • Thời gian trả kết quả: Từ 9:00 – 11:30 (sáng); Từ 15:00 – 16:45 (chiều)
  • Thời gian xác nhận: Thông thường, thời gian xác nhận hồ sơ của Bộ Ngoại giao là 1 ngày làm việc trừ thứ 7, Chủ nhật và ngày lễ. Tuy nhiên có thể kéo dài tối đa tới 5 ngày làm việc nếu hồ sơ có từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên

II/ Bước 2 : Xác nhận lãnh sự tại Lãnh sự quán/ Đại sứ quán Hàn Quốc

Sau khi nhận được giấy tờ, tài liệu đã có tem xác nhận lãnh sự của cơ quan Việt Nam, giấy tờ, tài liệu cần phải được xác nhận một lần nữa tại Lãnh sự quán/ ĐSQ Hàn Quốc.

Mục đích : Xác nhận tem trên giấy tờ, tài liệu do đúng cơ quan ngoại giao Việt Nam xác nhận.

** Đối với Học bạ, bằng tốt nghiệp và bảng điểm, Lãnh sự quán Hàn Quốc sẽ gửi công văn đến trường học để nhà trường xác nhận lại một lần nữa giấy tờ đó đúng là do nhà trường cấp.

Địa điểm :
Hà Nội: Đại Sứ Quán Hàn Quốc

Địa chỉ : Lô SQ4 Khu Ngoại Giao Đoàn, Đỗ Nhuận, Xuân Tảo, Bắc Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

TPHCM : Tổng lãnh sự quán Hàn Quốc tại TPHCM
Địa chỉ: 107 Nguyễn Du, Quận 1, Phường Bến Thành, Quận 1, Hồ Chí Minh

Hồ sơ cần chuẩn bị
Bản dịch đã được hợp pháp hóa của Cục lãnh sự Việt Nam

Bản Photo của bản dịch đã hợp pháp hóa lãnh sự

* Đối với hồ sơ Lý lịch tư pháp, Giấy tình trạng hôn nhân, Giấy khám sức khỏe: Yêu cầu có tem đóng dấu hợp pháp hóa của Cục lãnh sự – Bộ ngoại giao VN trên cả bản gốc của 3 giấy tờ trên, và photo bản gốc đã được hợp pháp hóa.

01 Bản Photo của CMND hoặc Hộ Chiếu

Bản gốc của tất cả các giấy tờ trên (bao gồm các giấy tờ cần hợp pháp hóa và các giấy tờ tùy thân đi kèm để chứng minh)

Bản photo của bản gốc học bạ, bằng cấp (01 bản mỗi giấy tờ)

Khi đến xin hợp pháp hóa lãnh sự về Học bạ và Bằng tốt nghiệp phổ thông các cấp (ngoại trừ Bằng đại học/cao đẳng/ trung cấp…) phải cung cấp thông tin số điện thoại phòng văn thư của trường, và địa chỉ cụ thể của trường. Yêu cầu học sinh thông báo rõ tình trạng của trường học (ví dụ đã thay đổi tên, thay đổi địa chỉ, đã giải thể, chuyển đổi hình thức đào tạo.v.v…) để thuận lợi cho công tác xác nhận.

Trường hợp nộp thay

Người nộp thay: Có quan hệ thân nhân (bố mẹ, vợ chồng, con,… có cùng sổ hộ khẩu) với chủ hồ sơ: 01 bản photo CMT của người nộp hộ, 01 bản photo Sổ hộ khẩu hoặc Giấy khai sinh hoặc Giấy kết hôn

Không có quan hệ thân nhân: phải có giấy ủy quyền của chủ hồ sơ. Và được xác nhận tại cơ quan nhà nước ở nơi của chủ hồ sơ đang sinh sống.

Đại sứ quán/Lãnh sự quán không chấp nhận các trường hợp nộp hộ mà không chứng minh được quan hệ thân nhân bằng giấy tờ hợp lệ hoặc không có giấy ủy quyền.

Lưu ý khi đi nộp hồ sơ:

Mang theo giấy tờ tùy thân (CMND, Hộ chiếu) để kiểm tra thông tin ra vào Đại Sứ Quán/ Tổng Lãnh Sự Quán Hàn Quốc.

Tại cơ quan nộp hồ sơ, tới máy bấm lấy số thứ tự, nơi hỗ trợ cho người Việt. Sau đó chờ tới lượt bảng điện tử ở cửa phòng hiển thị số thứ tự của bạn.

Lệ phí: 4$/ bản (chuẩn bị trước tiền USD)

 Thời gian thu hồ sơ: Buổi sáng từ 9h đến 12h các ngày trong tuần từ thứ 2~6.

– Trước khi nộp hồ sơ phải xin giấy xác nhận của nhà trường đã từng học ( xem ở mục thông báo số 36 về hợp pháp hóa lãnh sự bằng cấp). Khi nộp hồ sơ mà không có giấy xác nhận của nhà trường sẽ không được thu hồ sơ.

Thời gian xử lý hồ sơ: 1 ngày. Trường hợp xin xác nhận Bằng cấp/ Học bạ  mất 2 ngày làm việc.

Thời gian trả kết quả hồ sơ: Các ngày trong tuần từ thứ 2~6. Buổi chiều 2h-4h. Trường hợp trả kết quả Bằng cấp/ Học bạ: từ 3h-4h chiều..

Nếu bạn không thể trực tiếp chứng thực, xin dấu tím bằng cấp, giấy tờ tại Đại sứ Quán Hàn Quốc  bạn có thể liên hệ Nam My để hỗ trợ dịch vụ trên.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *